Strona główna

Zgłaszanie naruszeń i ochrona sygnalistów

WEWNĘTRZNA PROCEDURA
ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
obowiązująca w
GRANA SP. Z O.O. Z SIEDZIBĄ W SKAWINIE

Uwzględniając obowiązki określone w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, wchodzącej w życie dnia 25 września 2024 r. (dalej: ustawa), mając na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz dążąc do zapewnienia ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa (dalej również: sygnaliści), wprowadza się w spółce GRANA sp. z o.o. z siedzibą w Skawinie (ul. Piłsudskiego 1, 32-050 Skawina), wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000086375 (dalej: GRANA lub Spółka), wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej: Procedura Wewnętrzna).

DZIAŁ I. WSTĘP

INFORMACJE OGÓLNE, CEL I ZAKRES REGULACJI

§ 1

  1. Procedura Wewnętrzna określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa w Spółce, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
  2. Procedura Wewnętrzna obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
  3. Procedura Wewnętrzna została ustalona przez Spółkę po przeprowadzeniu konsultacji z zakładową organizacją związkową działającą w Spółce. 

§ 2

Pojęcia wskazane poniżej w Procedurze Wewnętrznej mają następujące znaczenie:

  • informacja o naruszeniu prawa jest to informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotycząca zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w której sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą lub próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
  • zgłoszenie wewnętrzne jest to przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa dokonane w ramach wewnętrznych procedur obowiązujących w Spółce, opisanych w Dziale II Procedury Wewnętrznej;
  • zgłoszenie zewnętrzne jest to przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa przez Spółkę z wykorzystaniem kanałów zgłoszeń wskazanych przykładowo w Dziale III Procedury Wewnętrznej;
  • działanie następcze jest to działanie podjęte przez Spółkę lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

OBSZARY NARUSZEŃ PODLEGAJĄCYCH ZGŁOSZENIU

§ 3

  1. Naruszeniem prawa podlegającym zgłoszeniom jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
    1. korupcji;
    2. zamówień publicznych;
    3. usług, produktów i rynków finansowych;
    4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
    5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    6. bezpieczeństwa transportu;
    7. środowiska;
    8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
    10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
    11. zdrowia publicznego;
    12. ochrony konsumentów;
    13. ochrony prywatności i danych osobowych;
    14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
    16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
    17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16 powyżej.

ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH I OCHRONA SYGNALISTÓW

§ 4

  1. Sygnaliści są prawnie chronieni przed wszelkimi działaniami odwetowymi, a także próbami lub groźbami zastosowania działań odwetowych, przez które rozumie się bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania w kontekście związanym z pracą, które są spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które naruszają lub mogą naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządzają lub mogą wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
  2. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
    • wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
    • obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
  3. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
  4. Ochrona, o której mowa powyżej przysługuje sygnaliście od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
  5. Ochronie przewidzianej w Procedurze Wewnętrznej nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara). Świadome zgłaszanie informacji nieprawdziwych podlega odpowiedzialności określonej we właściwych przepisach.

DZIAŁ II.  ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE

OSOBY UPOWAŻNIONE DO DOKONANIA ZGŁOSZENIA I PROCEDURA ZGŁOSZEŃ

§ 5

  1. Osobami upoważnionymi do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych są m.in.:
    1. pracownicy i byli pracownicy Spółki;
    2. pracownicy tymczasowi;
    3. osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym współpracujące ze Spółką na podstawie umów, do których stosuje się przepisy o umowie zlecenia i innych umów cywilnoprawnych;
    4. przedsiębiorcy - partnerzy biznesowi Spółki, w tym klienci, dostawcy, wykonawcy i podwykonawcy;
    5. prokurenci;
    6. akcjonariusze lub wspólnicy;
    7. członkowie organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
    8. osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
    9. stażyści, wolontariusze i praktykanci.
  2. Procedurę Wewnętrzną stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

§ 6

  1. Podmiotem upoważnionym przez Spółkę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w Spółce jest Szef Personalny (dalej: Compliance Officer), czyli w dacie wprowadzenia Procedury Wewnętrznej – Pan Tomasz Kaczmarczyk.

§ 7

  1. Zgłoszenia wewnętrzne wraz z danymi do kontaktu zgłaszającego (adresem e-mail, numerem telefonu, adresem do korespondencji pisemnej) mogą być przekazywane w następujący sposób:
    • pisemnie – poprzez umieszczenie pisemnego zgłoszenia (w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”), w skrzynkach uwag i pomysłów w siedzibie Spółki przy ul. Piłsudskiego 1 w Skawinie,
    • ustnie -do Compliance Officera
    • drogą pocztową na adres spółki
  2. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane.
  3. Zgłoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:
    • datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania przez zgłaszającego informacji o nieprawidłowości,
    • opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości,
    • wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości,
    • wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,
    • wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.
  4. Każde zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać również adres e-mail, numer telefonu i adres do korespondencji pisemnej zgłaszającego. 

§ 8

  1. Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, w terminie 7 (siedmiu) dni od jego dokonania:
    • w przypadku wskazania w zgłoszeniu adresu e-mail - za pośrednictwem wiadomości e-mail wysłanej na ten adres e-mail,
    • w przypadku braku wskazania w zgłoszeniu adresu e-mail, a wskazania w zgłoszeniu numeru telefonu – za pośrednictwem SMS wysłanego na ten numer telefonu,
    • w przypadku braku wskazania w zgłoszeniu adresu e-mail lub numeru telefonu, a wskazania w zgłoszeniu adresu do korespondencji pisemnej – za pośrednictwem korespondencji pisemnej na adres do korespondencji wskazany w zgłoszeniu - chyba że zgłaszający nie podał danych umożliwiających dokonanie potwierdzenia.

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

§ 9

  1. Osobami upoważnionymi do podejmowania działań następczych, w szczególności dokonywania weryfikacji zgłoszenia oraz prowadzenia dalszej komunikacji ze zgłaszającym, w tym występowania o dodatkowe informacje oraz przekazywania zgłaszającemu informacji zwrotnej, są:
    • Compliance Officer oraz
    • w sprawach zgłoszeń dotyczących Compliance Officera albo podczas jego nieobecności w pracy – którykolwiek z Członków Zarządu Spółki albo inna osoba wskazana przez Zarząd Spółki. Zgłoszenia nie może weryfikować osoba, co do której istnieje prawdopodobieństwo, że może być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowana w działanie lub zaniechanie, którego dotyczy zgłoszenie.
  2. Osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej mogą zlecać pozyskiwanie i przekazywanie informacji związanych ze zgłoszeniem innym pracownikom Spółki. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym sprawują osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej.
  3. Osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej, są zobowiązane do podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności.
  4. Po wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego, osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej, dokonują wstępnej analizy zgłoszenia oraz decydują o nadaniu zgłaszającemu statusu sygnalisty.
  5. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że:
    • wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, że zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze,
    • wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, że zgłoszenie jest w sposób oczywisty nieprawdziwe,
    • wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, że przekazywana informacja nie jest informacją o naruszeniu prawa w rozumieniu Procedury Wewnętrznej.
  6. Jeśli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej, mogą wezwać osobę wykonującą pracę na rzecz Spółki celem złożenia wyjaśnień, mających na celu wyjaśnienie okoliczności, o których mowa w zgłoszeniu wewnętrznym. Osoba wezwana jest obowiązana do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w jej posiadaniu, które mogą umożliwić ustalenie okoliczności, o których mowa w zgłoszeniu wewnętrznym.
  7. Osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej, mogą także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Spółki lub do podmiotu zewnętrznego świadczącego usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności, o których mowa w zgłoszeniu wewnętrznym.
  8. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym, osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej, podejmują decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydają zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
  9. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej sporządzają raport, który obejmuje zalecenia w zakresie załatwienia sprawy, polegające przykładowo na:
    • przeprowadzeniu rozmowy,
    • udzieleniu upomnienia,
    • wprowadzeniu zmian w zakresie procedur obowiązujących w Spółce.
  10. W przypadku, gdy:
    • naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki – osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej, podejmują określone w zaleceniach działania naprawcze;
    • naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej   Spółki – osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej, zawiadamiają organy ścigania lub wszczynają inne postępowanie określone przepisami prawa;
    • zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – osoby, o których mowa w ust. 1 powyżej, zamykają postępowanie określone w Procedurze Wewnętrznej. 

§ 10

  1. Sygnalista otrzyma informację zwrotną, która obejmuje informacje o stwierdzeniu albo braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa oraz informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
  2. Informacja zwrotna jest przekazywana zgłaszającemu w terminie 3 (trzech) miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, w terminie 3 (trzech) miesięcy od upływu 7 (siedmiu) dni od dnia dokonania zgłoszenia. Informacja jest przekazywana z wykorzystaniem środków komunikacji wskazanych w § 8 ust. 1, jeżeli charakter tej informacji na to pozwala, chyba że zgłaszający nie wskazał danych do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

§ 11

  1. Spółka zapewnia, aby przetwarzanie danych osobowych związane ze zgłoszeniami oraz Procedurą Wewnętrzną uniemożliwiało uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniało ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób
  2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki.  Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

§ 12

  1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez Compliance Officera.
  2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
    • numer zgłoszenia;
    • przedmiot naruszenia;
    • dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
    • adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji pisemnej sygnalisty;
    • datę dokonania zgłoszenia;
    • informację o podjętych działaniach następczych;
    • zakończenia sprawy.
  3. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

DZIAŁ III: POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 13

  1. Procedura Wewnętrzna wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób świadczących pracę w sposób przyjęty w Spółce.
  2. Zmiany Procedury Wewnętrznej będą dokonywane po przeprowadzeniu konsultacji z zakładową organizacją związkową działającą w Spółce i będą wchodzić w życie po upływie 7 dni od ich ogłoszenia.
  3. Dział Personalny informuje wszystkie osoby świadczące pracę na rzecz Spółki o przyjęciu oraz treści Procedury Wewnętrznej, jak również o jej zmianach.
  4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Dział Personalny przekazuje informację o Procedurze Wewnętrznej wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji.

Kraków, Skawina, 25.09. 2024 r.